CGPS Suite logicielle Ligeo Archives
Version en date du 23 octobre 2024.
1. PREAMBULE
Les présentes conditions générales de prestations de service (« CGPS ») décrivent les conditions selon lesquelles la société Empreinte Digitale (Ligeo), SCOP SA à capital variable, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Angers sous le numéro 393 267 091, dont le siège social est situé 11 rue des Noyers, 49000 Angers (« Ligeo ») propose la fourniture des logiciels de la suite Ligeo Archives (« Ligeo Gestion » et « Ligeo Diffusion ») en mode Saas, c’est-à-dire maintenus et hébergés par Ligeo.
Les CGPS ne s’appliquent pas aux cours en ligne proposés sous l’appellation « Ligeo Académie ». Pour plus d’information, demandez-nous les conditions particulières applicables à la Ligeo Académie.
Les Parties reconnaissent avoir pris connaissance des CGPS et accepter sans réserve leur applicabilité dans le cadre de la conclusion, de l’exécution et de la résiliation du Contrat.
2. SOUSCRIPTION
2.1. Commande
Ligeo intervient sur demande expresse du Client.
La commande ne sera confirmée de manière ferme et définitive qu’à compter du retour par le Client à Ligeo du devis accompagné de ses annexes, dans le délai indiqué, ou à défaut sous quinze (15) jours, sans aucune modification :
- Par courrier postal, dûment paraphé, signé, daté et comportant le cachet commercial de la société, le cas échéant, ainsi que la mention « Bon pour accord, lu et accepté » ; ou
- Par courrier électronique, dûment paraphé, signé, daté et comportant la mention « Bon pour accord, lu et accepté », via un procédé de signature valide au regard de la réglementation française ; et
- Le cas échéant, accompagné du règlement de l’acompte convenu entre les Parties.
2.2. Documents contractuels
Les CGPS s’appliquent en complément des documents contractuels suivants :
- Le devis adressé par Ligeo et retourné par le Client dans les conditions de l’article 2.1. précisant :
- Le périmètre de la Prestation ;
- Le prix de la Prestation hors-taxes ;
- Le montant des rabais et ristournes éventuels ;
- Les modalités de paiement ;
- La durée de validité du devis.
- Les conditions particulières éventuellement annexées au devis, détaillant les obligations particulières de Ligeo et du Client, le planning des travaux et/ou les délais de réalisation.
L’ensemble de ces documents composant le Contrat.
2.3. Date d’entrée en vigueur
Le Contrat entre Ligeo et le Client entre en vigueur à la date qui survient la première parmi les deux dates suivantes :
- La date de réception par Ligeo du devis signé par le Client, dans les conditions de l’article 2.2 ;
- La date de commencement d’exécution des Prestations par Ligeo avec l’accord du Client.
3. PRESTATIONS
Ligeo propose aux Clients des prestations de maintenance et d’hébergement de Ligeo Gestion et/ou de Ligeo Diffusion (le ou les « Logiciel(s) »).
Dans les limites fixées par le Contrat, Ligeo peut décider librement comment les Prestations sont exécutées, quels collaborateurs de Ligeo sont impliqués à cet effet, et faire exécuter une partie des Prestations par un sous-traitant de Ligeo ou toute autre tierce partie.
Le Client reconnaît avoir bénéficié des conseils et informations nécessaires et suffisants afin de s’assurer de l’adéquation de l’offre à ses besoins.
3.1. Prestations de maintenance
Ligeo propose aux Clients des prestations de maintenance visant à maintenir en conditions opérationnelles le ou les Logiciels incluant :
- La maintenance corrective des anomalies (incohérences entre les résultats du ou des Logiciels avec la documentation de référence) relevées et reproduites par le Client et reproduites par Ligeo,
- La maintenance adaptative (proposition de correction ou de nouvelle version du ou des Logiciels ou de l’un de ses composants pour prendre en charge :
- des améliorations mineures des fonctions du ou des Logiciels (ergonomie, règles de gestion…) ;
- des adaptations rendues nécessaires par l’évolution du système d’exploitation du matériel ou du système de base de données mentionnés dans le Contrat ;
- des modifications rendues nécessaires par une évolution de la réglementation.
- Le support utilisateur :
- Analyse des demandes de maintenance ;
- Conseil technique autour du ou des Logiciels ;
- La modification/création de fichiers de contenu nécessaires au(x) Logiciels.
Les demandes de support seront formulées via l’Interface support ou par téléphone aux heures ouvrées.
3.1.1. Modalités de mise en œuvre
Toute anomalie ou demande d’assistance liée à la maintenance sera soumise en priorité via l’Interface dédiée au support.
En cas d’urgence, le client pourra contacter les équipes Ligeo par téléphone ou mail aux heures ouvrées. En dehors des périodes ouvrées, seule une astreinte technique liée à l’hébergement sera assurée.
Chaque demande ou anomalie devra décrire le comportement attendu et le comportement souhaité au regard de la documentation de référence. Le client fournira tout élément de nature à faciliter la compréhension de l’Anomalie (URL, capture écran) et sa résolution. Les demandes non suffisamment renseignées seront retournées au client pour complément.
3.1.2. Délais d’intervention
Sauf conditions particulières exposées ci-après, les délais appliqués sont :
|
Nature de l’anomalie (définition SYNTEC) |
Délai de prise en compte [1] |
Délai de correction |
|
« anomalie bloquante » : anomalie rendant impossible l’utilisation normale d’une fonction essentielle du ou des Logiciels, sans solution de contournement trouvée |
0,5 jour ouvré |
1 jour ouvré |
|
« anomalie majeure » : anomalie bloquante ayant fait l’objet d’une solution de contournement |
5 jours ouvrés |
30 jours ouvrés |
|
« anomalie mineure » : anomalie qui n’est ni une anomalie bloquante ou une anomalie majeure |
10 jours ouvrés |
60 jours ouvrés |
[1] Les délais sont réinitialisés dès lors que la demande est transmise au client pour complément ou test.
3.1.3. Exclusion des prestations de maintenance
Ne peuvent en aucun cas être pris en compte dans le cadre du Contrat :
- l’évolution du ou des Logiciels au regard de la documentation de référence ;
- la reconstitution des fichiers en cas de destruction accidentelle ;
- le développement de nouveaux programmes ;
- la formation du personnel du client intervenant sur le système ;
- le travail d’exploitation, les sauvegardes des fichiers et saisies d’exploitation ;
- les incidents suite à erreurs de manipulation, négligence manifeste, défaut d’utilisation et de manière générale, tout usage non conforme ;
- les applications autres que celles spécifiées dans les conditions particulières qui fonctionneraient en chaînage avec lui ;
- un logiciel qui aurait été modifié par d’autres intervenants que Ligeo ;
- la correction d'anomalies consécutives à une modification des données de la base sans utilisation des programmes du ou des Logiciels ;
- la correction d'anomalies consécutives à la non-observation par le client des règles d'utilisation ou des directives des constructeurs de matériels ou de Ligeo ;
- le matériel, les accessoires et fournitures.
De manière générale, Ligeo ne prend, au titre du suivi, aucun engagement d’adjoindre sur demande de nouvelles fonctionnalités, ni de faire évoluer le ou les Logiciels de telle façon que le client puisse les utiliser sur un autre matériel ou sur une autre configuration que celle prévue initialement.
3.1.4. Suspension des prestations de maintenance
Ligeo sera dégagé de toute responsabilité en cas d’inobservation, par le Client, de l’une des clauses du contrat et dans les cas prévus ci-dessous, qui entraineront de plein droit la suspension du Contrat :
- si le client apporte lui-même des modifications dans les composants du ou des Logiciels ;
- si le client effectue l’adjonction de tous logiciels ou applications non compatibles avec le ou les Logiciels ;
- si le client ne met pas en œuvre les versions de mise à jour du ou des Logiciels, après expiration des périodes de maintenance communiquées périodiquement par Ligeo ;
- si le client ne met pas en œuvre les correctifs ou procédures de travail transmises par Ligeo pour éviter la reproduction de l’anomalie ;
- si le client n’applique pas les préconisations émises par Ligeo en application du contrat.
3.2. Prestations d’hébergement
3.2.1. Hébergement du ou des Logiciels
Ligeo héberge le ou les Logiciels (y compris le cas échéant les environnements de test et/ou de préproduction) sur ses serveurs situés en France, sécurisés et certifiés ISO 27001.
Le ou les Logiciels seront accessibles via le réseau internet, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, sauf dans le cadre des opérations de maintenances programmées par Ligeo.
Hors cas de maintenance programmée, Ligeo garantit une disponibilité du ou des Logiciels de quatre-vingt-dix-neuf pour cent (99%) du temps par an. Ligeo met régulièrement en œuvre des procédures de contrôle du taux de disponibilité.
Ligeo ne pourra être tenu responsable des difficultés d’accès au(x) Logiciels dues à des perturbations du réseau internet.
3.2.2. Infogérance de l’environnement applicatif
Ligeo assurera l’infogérance des serveurs sur lesquels le ou les Logiciels seront installés (y compris le cas échéant les environnements de test et/ou de préproduction).
Cette infogérance prend en charge :
- Les mises à jour correctives et évolutives des serveurs ;
- Les mises à jour des briques applicatives nécessaires ;
- La mise à jour des systèmes d’exploitation.
L’identification des mises à jour des ressources physiques nécessaires et la communication des préconisations au Client.
3.2.3. Délai d’intervention
Ligeo surveille en permanence la disponibilité des services en ligne hébergés. Ces surveillances automatiques sont réalisées chaque 10 minutes et alertent nos équipes au-delà de 3 vérifications successives non conformes.
Les délais d’intervention sont alors les suivants :
Sur la période ouvrée (métropole)
Du lundi au vendredi de 9h00 - 18h00
- Le GTI (Garantie du Temps d'Intervention) est de quinze minutes (15 min.) après déclenchement de l'alarme.
- Le GTR (Garantie du Temps de Rétablissement) est de quatre heures (4h) maximum.
Hors période ouvrée (métropole)
Du lundi au dimanche, dès 7h00 et jusqu’à 23h00.
- Le GTI (Garantie du Temps d'Intervention) est d’une heure (1h) après déclenchement de l'alarme.
- Le GTR (Garantie du Temps de Rétablissement) est de huit heures (8h) maximum.
3.2.1. Assistance technique
Ligeo met à la disposition du Client une assistance technique (relative aux Prestations d’hébergement). Ce support sera sollicité par téléphone, mail ou via l’interface dédiée au support. Cette assistance est strictement limitée aux Prestations d’hébergement.
Cette assistance peut être contactée les jours ouvrés (Lundi au Vendredi) de 9h à 18h au standard de Ligeo, par différents canaux, dont :
- +33 2 41 72 10 75.
En cas d’indisponibilité exceptionnelle du service d’assistance, Ligeo en informera par mail le Client cinq (5) jours ouvrés avant cette date.
En dehors des périodes ouvrées (mais dans la limite de 7h00 à 23h00) les lignes téléphoniques d’urgence sont les suivantes :
- +33 7 86 16 20 27 ;
- +33 7 86 16 18 34.
L’usage de ces lignes est strictement réservé aux signalements d’indisponibilité du service sur Internet.
3.2.2. Sauvegardes et restaurations
Ligeo s’engage à opérer une sauvegarde par rotation quotidienne sur disque (conservées pendant 7 jours) et hebdomadaire sur disque (conservée pendant 4 semaines) des données (fichiers ou bases de données) explicitement indiquées par le client, hors fonds numérisés. Les fonds numérisés font quant à eux l’objet d’une sauvegarde de type « snapshot » hebdomadaire pendant dix (10) semaines.
En cas d’identification par le Client ou Ligeo d’une perte de données, Ligeo informera le Client de la nécessité de restaurer une version antérieure du service en ligne. La restauration ne pourra être faite sans accord préalable (email, courrier, demande de support…) du Client.
La restauration qui serait rendue nécessaire par le fait du Client ou d’un tiers sous sa responsabilité, y compris par sa négligence ou son imprudence, fera l’objet d’une facturation supplémentaire (non-compris dans le forfait).
3.2.3. Réversibilité
En fin de Contrat, Ligeo procédera à une remise complète des données du Client en sa possession. Cette remise prendra la forme d’exports informatiques aptes à intégrer l’intégralité des contenus ainsi que de documents bureautiques associés, et s’accompagnera d’une destruction de l’ensemble des données en la possession de Ligeo (la destruction étant complète une fois la dernière sauvegarde écrasée).
4. PRIX
Le Contrat fait l’objet d’un tarif forfaitaire fixé dans le devis.
Les tarifs sont calculés hors taxes et impôts. Le Client paiera l’ensemble des taxes et impôts auxquels il est légalement tenu.
Le cas échéant, les tarifs comprennent les éventuels rabais et ristournes octroyés par Ligeo.
4.1. Modalités de facturation
Sauf indication contraire, les sommes dues font l’objet d’une facture unique, facturable en début de période.
En tout état de cause, Ligeo se réserve le droit de demander un acompte avant toute Prestation et de ne commencer l’exécution des Prestations qu’après paiement de cet acompte.
Les factures sont envoyées par Ligeo au Client par tout moyen, y compris par voie électronique.
Le Client est tenu de payer les factures de Ligeo dans les trente (30) jours à compter de la date de facturation.
Toute contestation relative à une facture doit être transmise par lettre recommandée avec avis de réception dans les trente (30) jours suivant la date de facturation. A défaut, la facture est réputée avoir été acceptée.
4.2. Retard de paiement
Tout retard de règlement donnera lieu de plein droit et sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire :
- au paiement de pénalités de retard sur la base du taux BCE majoré de dix points ;
- au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 €. Si les frais de recouvrement réellement engagés par Ligeo sont supérieurs à ce montant, une indemnisation complémentaire pourra être demandée sur justificatif.
Sans préjudice de la possibilité de recouvrer le paiement par tout moyen légal approprié, Ligeo pourra suspendre l’exécution du Contrat en cas de retard de paiement.
5. DURÉE
A moins qu’il n’en soit décidé autrement dans le devis ou les conditions particulières, le Contrat est conclu pour une durée ferme d’un (1) an. Le renouvellement tacite est exclu.
6. RÉSILIATION
En cas de manquement grave ou répété par une Partie à l’une quelconque de ses obligations au titre du Contrat, l’autre Partie pourra la mettre en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) de réparer ce manquement dans un délai maximum de quinze (15) jours.
S’il n’est pas remédié au(x) manquement(s) dans ce délai de quinze (15) jours, le contrat pourra être résilié unilatéralement et sans préavis par la Partie lésée, par simple notification à la Partie fautive.
La résiliation consécutive à un manquement du Client entrainera automatiquement et de plein droit la déchéance du terme pour toutes les sommes qui resteraient dues par le Client à Ligeo au titre du Contrat, lesquelles deviendront donc immédiatement exigibles.
7. RESPONSABILITÉ
Compte tenu de la nature des prestations réalisées, il est expressément convenu que les obligations de Ligeo au titre du Contrat sont des obligations de moyen, en dehors des obligations suivantes, qui sont des obligations de résultat :
- La garantie de disponibilité du ou des Logiciels, de temps d’intervention et de rétablissement ;
- La confidentialité des données.
La responsabilité de Ligeo ne pourra être engagée pour :
- Une erreur engendrée par un manque d’information ou des informations erronées remises par le Client ;
- Un retard occasionné par le Client qui entraînerait l’impossibilité de respecter les délais convenus ou prescrits par la loi.
La responsabilité directe des deux Parties, pour quelque motif que ce soit, se limite à la moitié du tarif forfaitaire fixé dans le devis.
Les Parties ne peuvent pas invoquer cette clause limitative de responsabilité si la perte ou le dommage a été causé(e) par une faute intentionnelle ou une faute grave des Parties.
8. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
8.1. Licence d’utilisation du ou des Logiciels
Le Client s’engage à respecter sans réserve le Contrat de Licence Utilisateur Final des logiciels de la suite Ligeo Archives, accessible à l’adresse www.ligeo-archives.com/cluf.
8.2. Référence au Client
Le Client autorise Ligeo à mentionner son nom et son logo à titre de référence sur tous supports de communication.
9. DIVERS
9.1. Modification des CGPS
Ligeo peut apporter des modifications aux CGPS. En cas de modification, Ligeo en informera le Client au moins trente (30) jours à l’avance. Le Client aura la possibilité de s’y opposer dans les trente (30) jours suivant la notification. En cas d’opposition, le Client continuera à suivre les CGPS initiales. Si le Client ne s’oppose pas à une modification dans les trente (30) jours suivant sa notification, cette modification sera considérée comme acceptée par le Client.
Les CGPS sont accessibles dans leur dernière version à l’adresse suivante :
9.2. Droit applicable et attribution de compétence
Le Contrat est soumis à la loi française.
Avant toute action contentieuse, les Parties chercheront, de bonne foi, à régler à l’amiable leurs différends relatifs à la validité, à l’exécution et à l’interprétation du Contrat.
A défaut d’accord amiable, les Parties attribuent compétence aux tribunaux du ressort de la Cour d’appel d’Angers.
ANNEXE : RGPD, SÉCURITÉ & CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie s’engage à respecter la réglementation sur les données personnelles et en particulier le RGPD.
Traitements de données dans le cadre du suivi de la relation commerciale
Dans le cadre du suivi de la relation commerciale entre les Parties, au titre de leur intérêt légitime, des Données personnelles peuvent être traitées par chacune des Parties, concernant les collaborateurs de l’autre Partie. A ce titre, chaque Partie est responsable des traitements qu’elle met en œuvre.
A ce titre, Ligeo est amenée à collecter et conserver les coordonnées de ses contacts chez le Client, pour la durée de la relation commerciale, plus cinq (5) ans. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données ainsi qu’un droit d’opposition et de limitation du traitement dans certains cas. Pour exercer ces droits ou pour toute information complémentaire, les personnes concernées peuvent contacter le délégué à la protection des données (DPO) de Ligeo à l’adresse privacy@empreintedigitale.fr.
Traitements de données dans le cadre de la réalisation des Prestations
Dans le cadre de la réalisation des Prestations, Ligeo réalise des opérations de traitements de données personnelles pour lesquelles il est considéré comme sous-traitant de Données personnelles au sens du RGPD, et le Client comme responsable du traitement :
- Accès des données dans le cadre de la maintenance,
- Hébergement des données,
- Journalisation des accès (sécurité de l’hébergement).
Ces traitements, ainsi que les mesures les encadrant, sont détaillées dans le « mémo Ligeo RGPD ».
Obligations de Ligeo
Ligeo s’engage à :
- Ne traiter les données que pour les finalités qui font l’objet de la sous-traitance ;
- Traiter les données conformément aux instructions documentées du Client. Si une instruction constituait une violation du RGPD, Ligeo en informe immédiatement le Client ;
- Garantir la confidentialité des informations confidentielles concernant le Client, y compris des données personnelles, traitées dans le cadre de la sous-traitance ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter ou accéder aux données personnelles :
- Soient soumises à une obligation individuelle de confidentialité,
- Reçoivent une formation appropriée en matière de protection des données.
- Prendre en compte, s’agissant de ses outils, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et par défaut.
Obligations du Client
Le Client s’engage à :
- Fournir à Ligeo les données personnelles nécessaires aux opérations de traitement ;
- Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données personnelles par Ligeo ;
- Veiller au respect des obligations du RGPD par Ligeo ;
- Superviser le traitement, y compris par la réalisation d’audits.
Sous-traitance ultérieure
Ligeo peut faire appel à un sous-traitant ultérieur à condition d’en informer préalablement et par écrit le Client. Cette information indique clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et la période de sous-traitance.
La sous-traitance ultérieure ne pourra être effectuée qu’à condition que le Client ne présente pas d’objection dans les quinze (15) jours suivant cette information.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du Contrat. Il appartient à Ligeo de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Ligeo demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations
Information et droits des personnes
Il appartient au Client d’informer les personnes concernées par les opérations de traitement lors de la collecte.
Dans la mesure du possible, Ligeo doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées. Lorsque les personnes concernées exercent auprès de Ligeo des demandes d’exercice de leurs droits, Ligeo les adresse dès réception au Client.
Sécurité
Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles que Ligeo s’engage à mettre en œuvre dans le cadre de la mise à disposition du ou des Logiciels sont décrites dans le mémo RGPD Ligeo.
Le Client est en revanche seul responsable des droits accordés à ses utilisateurs. Son attention est attirée sur l’encadrement des comptes administrateurs, pour lesquels il est encouragé à mettre en œuvre les bonnes pratiques suivantes :
- Limiter au strict nécessaire le nombre de personnes disposant d'un accès administrateur ;
- Limiter les droits de chaque compte administrateur au strict nécessaire ;
- Encourager les administrateurs à utiliser un coffre-fort de mots de passe.
9.3. Incident de sécurité
Si le Client identifie un problème de sécurité, il est invité à alerter le plus rapidement possible le support Ligeo à l’adresse sysadmin@empreintedigitale.coop.
Si Ligeo identifie une violation de données personnelles, il la notifie au Client dans un délai de 48h.