Ligeo Gestion permet de représenter de manière virtuelle la disposition de la salle de lecture. Il est parallèlement possible de gérer assez finement les lecteurs inscrits afin d'exercer un certain contrôle lors des communications.

Gardez un œil sur votre salle de lecture avec sa déclinaison virtuelle par Ligeo Gestion et gérez d'une manière fine les lecteurs inscrits et leurs droits d’accès. Indiquez les espaces de la salle de lecture et organisez le placement des lecteurs. Traquez les mouvements de documents sur l’ensemble du service ou sur un lecteur en particulier. Gérez facilement le statut des espaces de lecture et garantissez au président de salle une souplesse de travail.

Gérez les profils des lecteurs grâce à Ligeo Gestion avec : Un formulaire récapitulatif des données personnelles Les dérogations liées au communications pour chaque lecteur Une carte lecteur avec un code-barres pour faciliter l’accès en salle de lecture Il est à noter que les lecteurs ont un profil actif pendant un an et qu'il est possible de les réactiver par un simple clic.

Avec Ligeo Gestion, vous maîtrisez la consultation des documents en fonction des publics avec des workflow spécifiques.

Ligeo Gestion contrôle automatiquement si les archives peuvent être communiquées au lecteur en salle de lecture et sous quelles conditions, en tenant compte des dérogations accordées à certains lecteurs. Un code couleur indique aux archivistes et aux lecteurs si le document est communicable sur leurs interfaces dédiées. Par défaut, un lecteur ne peut commander qu’un document à la fois Dans le cas des cotes multiples, il est possible de toutes les commander en une seule opération.

Les documents commandés sont gérés dans un workflow d’entrées et de sorties. Les différents états des documents peuvent être scindés en fonction des profils d’archivistes (magasinier, président de salle). Ligeo Gestion supporte nativement la mise en réserve, la mise en quarantaine et la mise en reproduction. Ces étapes sont complémentaires à la mise en dépôt et à la consultation. Toutes ces étapes sont des compléments de la mise en dépôt et de la consultation à proprement parlé. Par ailleurs, elles sont très facilement paramétrables dans l'application, garantissant une grande adaptabilité aux situations locales.

En dernier lieu de la communication des archives, Ligeo Gestion supporte les prêts administratifs et à des organismes externes. Ces modes de sorties recouvrent les autres publics gérés par l'application. D'autre part, les prêts internes au service sont également proposés.

Il est possible de communiquer aux services versants les documents qu’ils ont versés ou produits à des fins administratives. En ce sens, les étapes du workflow sont particulières. La liste des producteurs sert de base pour ce genre de prêts. Une communication administrative est transformable en sortie définitive. Par ailleurs, des organismes externes peuvent être ajoutés en leur associant si nécessaire des dérogations.

Enfin, Ligeo Gestion supporte le prêt interne au service. Dans ce cas, l’application identifie la session ouverte par l’archiviste et conserve dans le fantôme associé le motif, le nom de l’emprunteur et la date de retour prévue.