Ligeo Gestion permet de gérer un récolement permanent dont la localisation des documents est faite en temps réel. Les articles des entrées nouvellement créées se retrouvent automatiquement dans une salle des entrées « virtuelle ». Vous avez juste ensuite à déplacer les articles dans les espaces réellement utilisés. Il est à noter que les jauges d’occupations des espaces se mettent à jour automatiquement lors des modifications effectuées par les archivistes.

Le déplacement des articles peut se faire soit pas groupe d’articles soit article par article. Il suffit de les sélectionner ainsi que l’espace dans lequel les positionner et de cliquer sur le raccourci « Déplacer les articles ». Il est ainsi facile d’effectuer des déplacements d’un espace à l’autre, dans le cas des refoulements par exemple.

Ligeo Gestion intègre un moteur de recherche interne pour retrouver les documents conservés. C’est également dans cette section qu’il est permis d’exporter le récolement règlementaire.

Le mode de recherche simple permet de rechercher une cote ou un espace libre dans un type d’espace particulier. Ce mode de recherche est utile pour que les archivistes puissent identifier les espaces libres pour les nouvelles entrées.

Le mode de recherche par unité de récolement est conforme à la circulaire AD 97-4 « Instruction pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales ». Cette fonctionnalité génère un récolement des magasins à partir des données renseignées dans Ligeo Archives Gestion. Dans l’export se trouvent renseignés tous les fonds, espace par espace. Il est ensuite possible de les analyser dans des tableurs externes.

Gérez vos espaces de stockage avec Ligeo Gestion et paramétrez-les selon leur type.

L’interface d’administration permet de créer de nouveaux espaces de stockage quel que soit leur type : bâtiment, étage, épi, travée, tablette, placard, armoire à plans, espace disque, etc. Pour chaque espace, les dimensions ou les capacités de stockage et leurs taux d’occupation réel ou neutralisé sont à définir. Les informations saisies au niveau le plus bas sont répercutées ensuite aux niveaux supérieurs.

Ligeo Gestion vous offre un calcul automatique des espaces occupés, réservés ou libres.