En tout premier lieu de la chaîne de traitement archivistique se trouvent les producteurs. Sans eux, les documents n'existeraient même pas. Disposer d'un outil capable de les gérer en conformité avec les prédispositions règlementaires devient donc important. C'est ce que propose Ligeo Gestion.

Différents types de producteurs

Tous les types de producteurs définis dans la norme ISAAR(CPF) sont présents dans l’application : les personnes et les familles disposent d’un traitement relativement proche. Quant aux collectivités, elles sont générées dans une interface arborescente qui restitue facilement la notion de hiérarchie. De plus, il est conseillé de configurer les tableaux de gestions des collectivités directement dans Ligeo Gestion afin de disposer de contrôles automatiques dans l’interface des services versants.

Gestion des producteurs dans le respect de la norme ISAAR

 Les producteurs sont au début de la chaîne archivistique et doivent être gérés en conformité avec les normes métier. Ligeo Gestion intègre les différents types de producteurs, les personnes et les familles qui ont un mode de traitement relativement proche.

• Les fiches de description des producteurs respectent la norme ISAAR.
• Les champs descriptifs du formulaire sont conformes aux prescriptions internationales.
• Ligeo Gestion propose d’exporter en EAC les informations liées aux producteurs. A l’inverse, un import dans la même norme XML est supporté.

Pour poursuivre la collecte dans de bonnes conditions, Ligeo Gestion propose une interface de gestion propre aux services versants. Les archivistes ont la possibilité de paramétrer autant d'accès que nécessaire.

Une interface autonome

 Par cet accès particulier lié au profil "service versant" dans l'application, les contacts extérieurs peuvent consulter à distance les versements, les éliminations et les procédures de préarchivage qui les concernent. Techniquement, il s'agit d'un accès à la même instance, donc à la même base d'articles que celle des archivistes. Par cet espace, le responsable peut visualiser également les tableaux de gestion qui ont été paramétrés dans Ligeo.

Les entrées de documents dans un progiciel de gestion correspondent à une étape métier très importante. C'est pourquoi, Empreinte Digitale a fait le choix de simplifier au maximum l'interface de saisie pour se conformer aux habitudes des professionnels.

La génération des entrées

Ligeo Gestion facilite la gestion des entrées pour les archivistes avec des interfaces dédiées.

Il est possible de générer des séquences d'articles ou des articles de premier niveau répondant aux besoins des archivistes.

• Générez facilement des séquences d’articles et des articles de premier niveau.
• Appuyez-vous sur notre algorithme d’analyse de cotes pour intégrer les motifs les plus complexes aisément.
• Renseignez les dimensions des articles et séquences pour avoir une vision globale du taux d’occupation des espaces.

L'accès aux formulaires de description

Après avoir généré les articles, il est possible d'accéder directement aux formulaires de descriptions archivistiques. Cette interface reprend les champs des normes ISAD-G et XML(EAD).

Ce respect des normes confère à l'application une grande adaptation aux exigences métiers liées à l'archivistique.