Changer d’outil de diffusion d’archives avec Ligeo Archives

Le plus souvent, l’acquisition de Ligeo se fait via un appel d’offre ou en passant par l’UGAP où nous sommes référencés. C’est le cas des deux clients que nous avons sollicité pour ce retour d’expérience : les archives départementales de la Loire ont lancé un marché public pour lequel nous sommes arrivés en tête et les archives départementales des Hauts-de-Seine sont passées par l’UGAP. Ces deux projets ont été mis en production en 2022.

Disposer de nouvelles fonctionnalités sur son site de diffusion des archives

Fréquemment, le changement d’outil de diffusion d’archives vient du besoin de remettre au goût du jour le site vitrine des archives départementales et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités absentes sur l’outil précédent.

C’est ce que précise Julien Le Magueresse, chef du service des publics aux Archives départementales des Hauts-de-Seine : “Le passage à Ligeo Diffusion s’est fait dans le cadre d’une refonte complète car notre site précédent était un mix entre un site éditorial fait en interne et un outil de visualisation auquel il manquait certaines fonctionnalités comme l’état des fonds ; et la visionneuse était peu efficace. La présentation des fonds d’archives était très plate et non interrogeable. Nous n’avions pas non plus d’indexation collaborative ni de module d’exposition virtuelle. À un certain point nous avions même uniquement une landing page d’attente sur le site. “
Même chose pour les archives départementales de la Loire qui ne pouvaient accéder à certaines fonctionnalités pour leur site : “l’outil était ancien et le prestataire ne pouvait pas développer les fonctionnalités dont nous avions besoin à savoir l’indexation collaborative et la mise en ligne de fichiers audio.” souligne Jean-François La Fay.

Notre façon de travailler chez Ligeo Archives

Chez Ligeo Archives, le passage de votre ancien outil d’archives à Ligeo Diffusion se fait en trois phases.

La première après l’acquisition de la solution est un Comité Métier en début de projet ou COMET : vous rencontrez votre chef de projet et nous échangeons sur votre projet.
Notre objectif : recueillir vos besoins en termes d’outils pour le site que ce soit sur les formulaires nécessaires ou les modules de valorisation souhaités sur le site.

Outre les COMET, des points réguliers sont prévus qui sont de vrais moments d’apprentissage comme le précise Jean-François La Fay : “Nous avons beaucoup apprécié l’étape de mise en place du projet avec le chef de projet. Nous l’avons vu travailler ce qui nous a permis d’apprendre en même temps. Le fait que les formulaires soient mis en place par le chef de projet est également un gain d’apprentissage intéressant car nous pouvons copier ce qui a déjà été fait pour en créer de nouveaux. Cette mise en place du Ligeo Diffusion a été un vrai moment d’apprentissage et nous avons également pu poser des questions pour lesquelles nous avons eu des réponses rapidement.”

Ensuite, nos équipes prennent en charge l’intégration et le paramétrage de votre projet en réalisant notamment les formulaires dont vous avez besoin. Nous livrons ensuite le produit en test et passons ensuite à la mise en production (l’ouverture de votre site) une fois les retours pris en compte.

La partie graphique : un élément de valorisation important

En amont du projet lors du COMET, nous travaillons avec notre partenaire Monagraphic sur  les aspects graphiques avec un brief créatif pour créer le design le plus adapté à l'identité du service d’archive. Une dimension cruciale pour un site vitrine qui représente l’image du service et qui constitue un lien avec les usagers.

Un aspect très important notamment pour les archives départementales de Hauts-de-Seine comme le précise Julien Le Magueresse : “Nous étions particulièrement attachés à la partie graphique du nouveau site. En effet, le département des Hauts-de-Seine est jeune car il a été créé en 1968 ! Nous ne voulions pas d’image de boîtes d’archives ou de documents anciens sur la home du site car les archives départementales des Hauts-de-Seine n’ont justement pas de fonds anciens. Nous avons donc opté pour cette vue en perspective de la Défense et nous en sommes contents car les visiteurs nous disent que le site est moderne !”

Le service d’archives du Département de la Loire à quant à lui apprécié les échanges avec les équipes sur la dimension graphique : “sur la partie graphique le site est plus joli et au goût du jour. J’ai beaucoup apprécié que l’équipe soit à l’écoute de nos besoins sur ce sujet.” précise Jean-François La Fay.

 

Passer à Ligeo Diffusion : plus d’autonomie et de souplesse

Avec Ligeo Diffusion nous avons à cœur de proposer à nos clients un outil pour être autonome dans la mise à jour de leur site internet, que ce soit sur la partie éditoriale ou sur la dimension archivistique.

Une autonomie très appréciée par nos clients comme le souligne Jean-François La Fay : “ce qui nous a beaucoup plus dans Ligeo c’est [...] aussi la possibilité d’être autonome pour la mise à jour des données sur la partie éditoriale et sur la gestion des données archivistiques, comme pour la création de formulaires de recherche ou d’instruments de recherche par exemple.”
Pour Julien Le Magueresse, avoir pleinement la main sur le site du service des archives est un véritable avantage : “avec Ligeo Diffusion, nous sommes autonomes pour toutes les mises à jour et sur la mise en ligne de contenus qui est très simple. Avant nous perdions beaucoup de temps. L’outil Ligeo Diffusion est beaucoup plus rapide et les modalités de mise en ligne des archives beaucoup plus aisées. Nous avons véritablement la main sur le site avec quatre personnes qui y contribuent aujourd’hui. ”

Avec Ligeo Diffusion, nous souhaitons permettre aux archivistes de gérer au quotidien leur site internet. Une refonte qui offre aussi une nouvelle façon d'interagir avec les usagers du services comme le précise Julien Le Magueresse : “cette refonte a aussi modifié notre relation avec les usagers du services des archives. Les statistiques de fréquentation sont bonnes, et nous arrivons à mieux canaliser les recherches par correspondance avec des formulaires qui sont bien utilisés par les internautes.”

Une équipe technique avec des compétences métiers en archivistique

Chez Ligeo Archives, nous avons une double expertise technique et métier avec des chefs de projet ayant un profil archiviste. Notre objectif : offrir à nos clients un accompagnement en prenant en compte la dimension métier pour répondre au mieux à leurs attentes.

Un double compétence qui contribue aussi à la réussite des projets comme le souligne Jean-François La Fay : “le fait d’avoir des profils archivistes en tant que chef de projet est un véritable atout car notre interlocuteur comprend nos besoins pointus en termes d’archivistique, c’est très agréable !”

Une facilité de dialogue pour échanger avec les équipes lors du projet comme le précise Julien Le Magueresse: “tout au long du projet, nous avons aussi vu que nos questions en termes archivistiques étaient bien comprises. Quand on parle aux équipes de cotes ou d'instruments de recherche, on voit très bien que la demande est bien prise en compte ce qui n’était pas le cas avec notre prestataire précédent pour la partie éditoriale.”