Après la Suisse, le Luxembourg !

Le mois dernier, nous vous annoncions un nouveau projet en Suisse; en mars, Ligeo Archives continue sur sa lancée et s’installe au Luxembourg !

La ville de Differdange, troisième ville du Grand Duché du Luxembourg, fait confiance à Ligeo pour équiper son service avec nos deux volets, Gestion et Diffusion. Ligeo poursuit donc son aventure hors de ses frontières natales pour notre plus grand plaisir !

Une formation à la Banque de France

Anne Brunet, cheffe de projet Gestion et Diffusion, et Guillaume Lory, chef de produit Ligeo et directeur des projets, ont passé une journée au sein du service des archives de la Banque de France. En effet, si nous travaillions déjà avec l’institution pour la gestion de ses archives, celle-ci nous a confié dernièrement la diffusion de ses fonds. Nous nous sommes donc rendus sur place afin de former les équipes à leur nouvel outil.

Convertir les métadonnées SEDA pour diffuser des fichiers sur un entrepôt d’archives électroniques : le retour d’expérience de la Communauté Urbaine de Strasbourg

Le besoin de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg

La Ville et l’Eurométropole de Strasbourg disposent d’un système d'archivage électronique (SAE) dans lequel les vidéos des conseils municipaux et métropolitains sont archivées.  Dans le cadre de sa mission de communication, le service des Archives souhaitait mettre en ligne ses documents vidéos sur son portail de diffusion.  

Carine Vogler, conservatrice adjointe au Service des Archives de la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg et responsable du Département Gestion des données et des documents de l’administration, précise que ce projet est né d’un concours de circonstances, “suite à l’arrivée d’une nouvelle gouvernance territoriale. Une réflexion sur la rationalisation des flux vidéos sur le site internet de la Ville a alors été enclenchée. Une question se posait donc : si toutes les vidéos ne sont plus sur le site internet de la ville, comment les rendre accessibles aux usagers ? Le projet s’est donc vraiment mis en place grâce à une opportunité et une commande politique interne.“

Établir une passerelle entre le SAE et le portail Ligeo Diffusion

Pour ce faire, nos équipes ont mis en place une passerelle entre le portail et le SAE (Service d'Archivage Électronique) afin que les données de ce dernier soient exploitables par le portail.

Le SAE restituant les données via le protocole OAI (Open Archive Initiative), nous avons mis en place un moissonneur capable de parcourir l’entrepôt OAI et d’en extraire les données, dans un format exploitable par Ligeo. L’outil réalisé convertit les métadonnées SEDA du SAE au format XML/EAD exploité par Ligeo Diffusion.

Cette conversion est assez simple et documentée, même si sa mise en œuvre nécessite quelques subtilités. En effet, chaque entrepôt OAI organise ses documents en collections (les Sets dans le vocabulaire de l’OAI). Le moissonneur développé rend possible le moissonnage de l’OAI, set par set, et propose en retour la création d’un instrument de recherche EAD par set. Ces instruments sont alors directement exploités par Ligeo.

Le stockage des vidéos sur le portail Ligeo Diffusion

Enfin, un travail spécifique a été conduit sur le stockage des fichiers liés (les vidéos MP4).
Dans un premier temps, il a été envisagé de proposer, sur le portail, un lien vers la ressource numérique, directement hébergée sur le SAE. Cette solution n’a pas été retenue pour des raisons de sécurité (exposition du SAE) mais aussi de disponibilité. Comme le souligne Carine Vogler : “Il faut rappeler que le SAE n’a normalement pas vocation à être ouvert au public, pour des raisons de sécurisation de l’information. Il fallait trouver une solution pour mettre les vidéos à disposition sans pour autant perdre cette dimension.”
La solution de copier les vidéos sur le serveur de Ligeo Diffusion a été privilégiée. Elle nécessite certes une duplication des documents (qui dépassent parfois les 10 Go unitaires) mais garantit la disponibilité attendue.

Une ouverture réussie et une montée en compétence du service des Archives

Les vidéos sont en ligne depuis le mois de mars, et c’est un succès, comme le confirme Valérie Huguel, e-archiviste  département gestion des données et des documents de l’administration: “Nous en avons fait la promotion et cela fonctionne bien ! Toutes les vidéos des conseils municipaux et métropolitains sont maintenant disponibles via un formulaire de recherche spécifique, proposé en français et en allemand. Le service va s’enrichir tous les mois avec les conseils de la Ville et de la Métropole qui sont archivés. Avec ce projet, nous avons réellement gagné en fluidité de communication des archives électroniques qui sont maintenant directement accessibles aux citoyens !”

Au 25 mars, le portail totalise presque 1000 visites !

Avec ce nouveau service, les équipes de la Ville et de l’Eurométropole sont aussi montées en compétence. C’est ce que précise Valérie Huguel : “En développant ce script, notre objectif était de monter en compétence en interne, afin de pouvoir mettre à disposition d’autres archives électroniques en toute autonomie. Ce projet a nécessité une expertise en matière de SEDA, mais aussi une bonne maîtrise de l’outil Ligeo. Ce travail a été réalisé en étroite collaboration avec le service informatique qui a été un acteur essentiel et un facilitateur tant stratégique que par son cadrage technique." Pour Carine Vogler, cette première expérience est concluante : “Ce projet était un galop d’essai pour trouver en interne les compétences et construire un référentiel commun. Le groupe de travail s’est d’ailleurs beaucoup impliqué, ce qui est très positif !”

Une réussite donc, qui donne déjà des idées au services des Archives de la Ville et l'Eurométropole de Strasbourg : “ ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives”, précise Carine Vogler, “au-delà d’alimenter les flux existants, nous allons réfléchir à une politique de publication d’autres archives électroniques. La mise à disposition de l’information est au cœur de notre métier et c’est indispensable.”

Nul doute que l’équipe Ligeo sera prête à les accompagner à nouveau !